eTurvallisuuskansio

Ohjeet arkistosta käyttäjän taskuun!

Turvallisuusohjeet eivät ole vain tekstiä, vaan kokonaisuus, johon kuuluvat kuvat, videot ja erilaiset ilmoitus- ja tarkastuslomakkeet. Jos ohjeet ovat hajallaan, kokonaiskuva arjen turvallisuustoiminsta voi hämärtyä.


Henkilöstö ei aina tiedä miten heidän tulee toimia turvallisesti, eikä vastaavasti johto näe, miten eri ryhmien henkilöt on ohjeistettu toimipisteissään. Yhtenäinen, käyttäjäryhmittäin jäsennelty ohjeistus tekee turvallisuudesta yhteistä toimintaa.

Notecrow kokoaa tiedon yhteen ja auttaa luomaan vahvan, arkeen juurtuneen turvallisuuskulttuurin

🕒 Johto & tilannekuva

Kuinka nopeasti johto näkee, missä kunnossa ohjeistukset todella ovat?

📍Kohdekohtaisuus Löytyvätkö ohjeet selkeästi kohteittain – vai hajallaan eri paikoissa?

👥 Käyttäjäryhmät

Saavatko johto, henkilöstö, opiskelijat ja vierailijat juuri heille kohdennetut ohjeet?

📲 Taskussa heti

Miten varmistetaan, että päivitetyt ohjeet ovat heti kaikkien mukana – vaikka intra tai sähköverkko ei toimisi?

Petri Häkkinen

Turvallisuusjohtaja (CSO)

Espoon kaupunki

eTurvallisuuskansio toimii monitoimijakohteessa todella hyvin! Saat jaettua kaikki turvallisuuteen, kiinteistöön ja päivittäiseen toimintoon jaettavat tiedot yhdellä linkillä.

Käytössä on aina viimeisimmät dokumentit ja tiedot, mikä säästää aikaa, rahaa sekä ympäristöä! Espoosta 10 pistettä tälle.

Vesa Takko

Kiinteistö- ja turvallisuuspäällikkö

KEUDA

KEUDAlla on jo pitkäaikainen kokemus yhteistyöstä Secrow:n kanssa. Siirtyminen paperi-/ verkkokansioista Notecrow-sähköiseen turvallisuuskansioon toi meille selkeyttä ja yhtenäisyyttä turvallisuusohjeisiin kaikissa toimipisteissä. Ajantasaiset ohjeet löytyvät nyt nopeasti henkilöstön sekä opiskelijoiden koneilta ja puhelimista, mikä on parantanut turvallisuuskulttuuria ja siten tuonut turvallisuuden sujuvaksi osaksi arjen toimintaa. Käyttöönotto sujui vaivattomasti ja materiaali​en päivitykset tapahtuvat nopeasti​.

Notecro​w:n kautta on johdolle ​tullut helppo mahdollisuus varmistaa koko organisaation ohjeiden ajantasaisuus ja kattavuus muutamalla silmäyksellä.

Janne Mäkinen

Palvelualuejohtaja

Osaaminen ja elämänlaatu -palvelualue

Askolan kunta

Notecrow mahdollistaa erinomaisesti kunnan tarpeista lähtevän turvallisuustyön johtamisen ja kehittämisen. Notecrow:ssa suunnitelmat ja suunnitelmatasot on mahdollista rakentaa joustavasti aina koko kunnan turvallisuudesta yksikön turvallisuussuunnitelmatasoille saakka. Etuna lisäksi on, että suunnitelmat on käytettävissä henkilön eri roolien ja käyttäjätasojen mukaisesti. Askolan kunnassa olemme rakentaneet Notecrow:ta hyödyntäen myös kuntalaisen turvallisuuskansion. Notecrow tukee turvallisuuskansion käytettävyyttä huomioiden sekä ennalta ehkäisevän työn, toiminnan häiriötilanteessa että palautumisen.

Matti Waitinen
FT, KM, Master of Security.

Keynote speaker.

Oppilaitosturvallisuuden asiantuntija.
Tietokirjailija

"Miten tulimme toimeen ennen Notecrowta? Tämä kysymys nousee mieleeni aina tämän tästäkin. Turvallisuuteen liittyvät suunnitelmat, toimintaohjeet eri tilanteisiin, omavalvonnan tarkastuslistat, turvallisuushavaintojen tekemisen lomakkeet...Nyt kaikki löytyvät yhdestä paikasta ja ne ovat aina kätevästi käsillä ja mukana. Ja mikä parasta kaikkien työyhteisömme jäsenten käytössä 24/7. Kiitos Notecrown turvallisuusjohtaminen on tältäkin osin helpompaa pyrkiessämme aina vaan kohti parempaa turvallisuuskulttuuria!"

Hanna Oresmaa

Rehtori, Hyökännummen koulu

Mäntsälän kunta

Notecrown käyttöönoton jälkeen turvallisuuteen liittyvät asiakirjat ovat yhdessä paikassa, helposti ja vaivattomasti löydettävissä omasta mobiililaitteesta. Koulun ammattilaisten työ on liikkuvaa, joten on erinomainen etu, että turvallisuuteen liittyvät tiedot ovat löydettävissä omalta laitteelta myös retkillä ja ulkona ollessa. Notecrow:n avulla myös koulun sisäiset käytännönjärjestelyt löytyvät yhdestä paikasta. Voin lämpimästi suositella Notecrow turvakansioa arkea tukevana työkaluna muillekin kouluille.

Aarne Ylipiha

Kasvatus- ja opetusjohtaja
Iitin kunta

Iitin kunnan kasvun ja oppimisen palvelualueella havahduttiin loppu vuodesta 2024 siihen tosiseikkaan kuinka paljon turvallisuuteen liittyviä dokumentteja ja prosesseja kunnan päiväkotien ja koulujen esihenkilöiden tulee hallinnoida ja päivittää lakisääteisesti. Secrow Oy:n Notecrow eTurvakansio palveluna tarjosi mahdollisuuden koota kaikki olennainen niin henkilökuntien käyttöön turvallisuuskulttuurin kehittämisen kuin esihenkilöiden sekä johdon turvallisuusjohtamisen näkökulmista. Otimme palvelun käyttöön kesällä 2025 kaikilla kunnan päiväkodeilla ja kouluilla, ja samalla ulkoasu räätälöitiin kunnan värien ja vaakunan kanssa yhteneväksi. Myös kunnan johtoryhmä otti käyttöön eTurvakansion, jota tullaan hyödyntämään kriisijohtamisessa mm. varautumiseen sekä valmiusharjoitteluun. Lisäksi johtoryhmäläisille avautuu kätevästi pääsy yksikkökohtaisiin suunnitelmiin sekä dokumentteihin. IITTI-TURVA -nimen alla kehitettävä eTurvakansio on osoittautunut kustannustehokkaaksi ja todella monipuoliseksi työkaluksi jo lyhyellä aikajänteellä, sillä räätälöitävyys organisaation tarpeisiin sekä toisaalta valmiit materiaalit vastaavien organisaatioiden käyttökokemuksilla ovat vertaansa vailla. Lisäksi laiteriippumattomuus laajentaa käyttömahdollisuutta ja mahdollistaa palvelun käytön ajasta ja paikasta riippumatta. Vahva suositus!

Kai Tarkiainen

Kilpailunjohtaja

Suomen MM-ralli, AKK Sports

Suomen MM-ralli on hakenut sovellusta, jolla pystyisimme hallinnoimaan useamman tuhannen vapaaehtoisen pääsyä erilaisiin dokumentteihin, mutta rajattuna eri käyttäjäryhmien tarpeet ja turvallisuuskriittisen aineiston tietosuoja huomioiden. Samalla järjestelmällä pitäisi mielellään pystyä lähettämään lyhytviestejä kohdennetuille käyttäjäryhmille, ja käyttäjien pitäisi pystyä raportoimaan tapahtumista ja kuittaamaan tehtäviä suoritetuiksi. Vertailujen ja kokeilujen pohjalta valitsimme laajempaan testiin Notecrow’n. Sovelluksen muokattavuus asiakkaan tarpeisiin niin ominaisuuksien kuin brändi-ilmeenkin osalta helpottaa sen käyttöönottoa. Tuhansien käyttäjien joukkoon mahtuu ATK-osaamiseltaan monenlaista käyttäjää, mutta tutun puhelimen kautta luotu käyttöliittymä madaltaa kynnystä aloittaa sovelluksen käyttö. Sovelluksen kautta saimme nopeutettua kilpailun raportointia esim. tapahtumakohteiden ympäristöraporttien ja lipunmyyntilukujen osalta. Myös yksittäisten turvallisuuspoikkeamien vasteen ohjaaminen helpottui nopeiden, määrämuotoisten raporttien ja niihin liitettyjen kuvien sekä paikkatiedon avulla.

Anna Kela

Varhaiskasvatusyksikön johtaja

Omenatarhan päiväkoti
Kangasalan kaupunki

Notecrow turvallisuussovellus on nopea ja helppo käyttää ja se on yleisilmeeltään selkeä. Sovellus on jokaisen henkilökuntaan kuuluvan saatavilla yhdellä puhelimen ruudun näpäytyksellä. Siitä voi vapaan tietokoneen etsimisen tai kansion selaamisen sijaan hakea tietoa kätevästi esimerkiksi uutta henkilöstöä perehdytettäessä. Parasta siinä on se, että se on personoitu juuri meidän yksikön prosesseihin.

Notecrow turvallisuussovelluksen käyttö tukee varhaiskasvatuksen laatua: Kun turvallisuus on hyvässä kunnossa, vanhemmat tuntevat luottamusta ja henkilöstö voi paremmin keskittyä pedagogiikkaan ja lapsen kasvun tukemiseen.

Miksi turvallisuusohjeiden hajanaisuus on vakavampi ongelma kuin moni tulee ajatelleeksi?

Turvallisuus ei ole vain pelastussuunnitelmia tai poikkeustilanteita – se on ennen kaikkea jokapäiväisiä valintoja ja toimintaa.

Kun ohjeet ovat hajallaan eri järjestelmissä, arjen turvallisuustoiminta pirstoutuu: työntekijät eivät aina tiedä, mitä heiltä odotetaan, ja kokonaiskuva turvallisuuden tilasta hämärtyy.

Hajanaiset ohjeet vaikeuttavat sitä, että:

📲 jokainen hahmottaa oman roolinsa turvallisuuden ja jatkuvuuden varmistamisessa,

📲 organisaatio näkee kokonaisuuden – missä ollaan valmiita, missä ei,

📲 ja yhteinen turvallisuuskulttuuri vahvistuu tiedon kautta.

Kun ohjeistus on koottu yhteen, jäsennelty käyttäjäryhmittäin ja helposti saatavilla kaikille,
turvallisuus ei jää yksittäisten asiantuntijoiden varaan – vaan siitä tulee yhteinen toimintatapa.

Notecrow tekee tämän näkyväksi: koko organisaation turvallisuustieto samassa paikassa, selkeästi, ajantasaisesti ja aina mukana arjessa.

Ohjeiden tulee olla käytettävissä myös silloin kun intra ei ole.

Miksi pelkkä intraan sijoitettu turvallisuusohjeistus ei aina riitä ?

Moni turvallisuusvastuullinen voi kuvitella olevan riitävää, kun ohjeet on sijoitetu intraan tai SharePointin / TEAMis kansioihin.

Todellisuudessa tämä on vasta ensimmäinen askel: ohjeet jäävät helposti piiloon kansioiden syövereihin, käyttäjät eivät löydä niitä kriittisellä hetkellä ja pahimmillaan koko järjestelmä voi olla poissa käytöstä juuri silloin, kun tietoa tarvittaisiin nopeasti.

Saavutettavuus: Kaikilla käyttäjällä ei ole välttämättä ole pääsyä intraan tai kaikilla ei ole käytettävissä omaa tietokonetta, jolloin yhteiskoneiden käyttäjät joutuvat aina erikseen kirjautumaan, ennen kuin pääsevät etsimään ohjeita.

Hitaus ja hajanaisuus: Kirjautuminen ja ohjeiden verkosta etsiminen voi olla työlästä ja hidasta.

Kansioista, linkeistä ja tiedostoista oikean ohjeen etsiminen vie aikaa, juuri silloin kun toiminnan pitäisi olla välitöntä.

Sisältö on monimuotoista: ohjeistus ei ole vain tekstiä, vaan siihen kuuluu kuvia, videoita, ilmoitus- ja tarkastuslomakkeita. Nämä jäävät helposti piiloon kansiorakenteisiin tai eivät toimi luontevasti eri päätelaitteilla.

Ei mobiiliystävällistä käyttöä: turvallisuustilanteissa toimitaan usein liikkeessä, jolloin ohjeen pitää aueta yhdellä painalluksella ja toimia saumattomasti puhelimessa.

Roolikohtainen kohdennus puuttuu: intrassa ohjeistus on usein yleisluontoista. Turvallisuudessa taas jokaisella käyttäjäryhmällä – johdolla, henkilöstöllä, opiskelijoilla, vierailijoilla – on oma vastuunsa ja tarvitsemansa tieto.

Unohtuu arjessa: jos ohjeet ovat piilossa kansion syövereissä, niitä ei hyödynnetä arjen pienemmissäkään tilanteissa, jolloin ne eivät tue turvallisuuskulttuurin juurtumista.

Turvallisuusohjeistuksen todellinen vahvuus syntyy siitä, että kokonaisuus – tekstit, kuvat, videot, lomakkeet – on aina helposti saatavilla, ajantasainen ja kohdennettu käyttäjän tarpeen mukaan.

Esittelyssä:

✅ Kartoitamme organisaatiosi ohjeistustarpeet ja etenemme sovitun laajuuden mukaisesti, jota voi myöhemmin tarpeen mukaan laajentaa

✅ Rakennamme selkeän, käyttäjäryhmittäin kohdennetun käyttöliittymän

✅ Toimitamme valmiin, mobiilikäyttöisen palvelun, joka toimii heti

✅ Ylläpidämme kaiken jatkossa, jotta sinun ei tarvitse

Mikä tekee Notecrow-palvelusta ainutlaatuisen:

👍 Käyttäjäryhmäkohtainen kohdentaminen: Jokainen näkee vain ne ohjeet, jotka hänelle kuuluvat – ei informaatiotulvaa

👍Notecrow:hun tuodaan myös muut päivittäin tarvittavat ohjeet

👍Notecrow:hun kootaan/luodaan kaikki tarvittavat turvallisuuslomakkeet

👍 Mobiilioptimoitu: Ohjeet kulkevat aina mukana – juuri siellä missä niitä tarvitaan

👍 Jatkuva ylläpito: Me huolehdimme päivityksistä ja ajantasaisuudesta

Yleisimmät epäilyt ja vastaukset

🤔 "Henkilöstö ei kuitenkaan opi käyttämään uutta järjestelmää."
Notecrow ei vaadi koulutusta – jos osaat käyttää älypuhelinta, osaat käyttää Notecrow’ta. Käyttö on yhtä luontevaa kuin sovelluksen avaaminen ja ikonista klikkaaminen.

Käyttö on yhtä helppoa myös tietokoneella.

🤔 "Onko tämä sama kuin intranetin, TEAMSin tai SharePointin kansiot?"
Ei. Tämä on askel seuraavalle tasolle, jossa turvallisuusohjeet ja -lomakkeet kootaan arkistoista suoraan käyttäjielle kootusti selkeäksi, mobiilikäyttöön sopivaksi kokonaisuudeksi.

🤔 "Vaatiiko tämä jatkuvaa ICT-tukea?"
Ei vaadi. Notecrow toimii täysin ilman organisaation ICT-resursseja – me vastaamme teknisestä puolesta.

🤔 "Entä tietoturva ja tietosuoja?"
Notecrow ei kerää henkilötietoja ja toimii turvallisesti pilvipalveluna, jossa tiedot pysyvät EU:n tietosuoja-asetusten mukaisesti turvassa.

🤔 "Kuinka nopeasti tämä saadaan käyttöön?"
Usein jo muutamassa viikossa. Koska käyttöönotto ei vaadi oman ICT:n yhteensovittamista, aikataulu on täysin hallittavissa.

🤔 "Onko tämä vain suurille organisaatioille?"
Ei. Notecrow toimii yhtä hyvin pienessä yksikössä kuin valtakunnallisessa organisaatiossa – palvelu skaalautuu tarpeidesi mukaan.

Turvallisuusohjeet ovat monissa organisaatioissa edelleen hajallaan – arkistoissa, intrassa tai yksittäisissä kansioissa.


Kun ohjeita tarvitaan, ne löytyvät usein liian hitaasti – tai eivät lainkaan.

Samaan aikaan vaatimukset turvallisuudesta, varautumisesta ja henkilöstön perehdyttämisestä kasvavat jatkuvasti.


Organisaatioilta edellytetään reaaliaikaista, saavutettavaa ja käyttäjäryhmittäin jäsenneltyä turvallisuusviestintää.

Notecrow tekee tämän mahdolliseksi heti.Yhdellä ratkaisulla viet ohjeistukset:

📲 pois hajanaisista kansioista,

📲 helposti käytettäviksi kaikille,

📲 ja aina ajan tasalle – myös mobiilisti.

Turvallisuuskulttuuri ei kehity itsestään.


Nyt on oikea hetki tehdä ohjeista aidosti käytettäviä.

eTurvallisuuskansion esittely

🔒 Me emme koskaan myy tai jaa tietojasi kenellekään. Tietosi ovat turvassa. Tämä on lupaus.

© Secrow Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. 2025. Tietosuojaseloste